Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat zwei Ausschüsse: einen Prüfungs- und Risikoausschuss und einen Nominierungs- und Vergütungsausschuss. Für nähere Einzelheiten zu diesen beiden Gremien sei an dieser Stelle auf das Kapital Corporate Governance verwiesen. Beide Ausschüsse haben im Laufe des Jahres 2013 getrennte Sitzungen abgehalten. Die wichtigsten Diskussionspunkte und Beschlüsse wurden dem gesamten Aufsichtsrat mitgeteilt, der für formale Entscheidungen zuständig ist.

Die Ausschüsse sind wie folgt zusammengesetzt:

Prüfungs- und Risikoausschuss

  • Margot Scheltema (Vorsitzende)
  • Marcos Eguiguren Huerta
  • Carla van der Weerdt

Nominierungs- und Vergütungsausschuss

  • Marius Frank (Vorsitzender) bis 17. Mai 2013
  • Mathieu van den Hoogenband (Vorsitzender) ab 17. Mai 2013
  • Hans Voortman
  • David Carrington ab Mai 2013

Weitere Informationen zu den Aufsichtsratsmitgliedern finden Sie im Kapitel Biographien.

Die erstmalig 2011 verwendete Kompetenzmatrix wurde Ende 2013 aktualisiert. Sie zeigt, in welchen Bereichen die Aufsichtsratsmitglieder große Erfahrung haben, und liefert Anhaltspunkte dafür, ob der Aufsichtsrat über das nötige Portfolio an Kompetenzen verfügt, um seine Aufgaben wahrzunehmen.

Die Matrix basiert auf Anforderungen, die in dem regelmäßig aktualisierten Gesamtprofil für den Aufsichtsrat formuliert sind.

Tätigkeit des Prüfungs- und Risikoausschusses

Im Jahr 2013 kam der Prüfungs- und Risikoausschuss sechsmal zusammen. Bei jeder Sitzung waren der Finanzvorstand der Triodos Bank, der Leiter der internen Revision und der Leiter des Risikomanagements anwesend. Der externe Wirtschaftsprüfer nahm an vier Sitzungen teil.

Darüber hinaus fand eine Sitzung unter Beteiligung des Wirtschaftsprüfers, jedoch ohne den Vorstand statt. Der Vorsitzende des Prüfungs- und Risikoausschusses kam auch einige Male zu getrennten Sitzungen mit dem Wirtschaftsprüfer zusammen. Der Prüfungs- und Risikoausschuss legt großen Wert auf eine effektive, unabhängige und professionelle Innenrevision bei der Triodos Bank und begrüßt die anhaltenden Bemühungen des Leiters der internen Revision um eine Stärkung dieser Funktion. Dabei geht es sowohl um eine adäquate Darstellung der wichtigsten Prüfungsfeststellungen als auch den Umgang mit durch die interne Revision festgestellte Themen, einschließlich entsprechender Managementrückmeldungen zu diesen.

Im Zuge der Sitzungen hat der Ausschuss unter anderem das allgemeine Risikomanagement- und Kontrollsystem der Triodos Bank, den Jahresabschluss und die Quartalsergebnisse, die Prüfungsfeststellungen der internen Revision, wichtige Bilanzierungsentscheidungen, das Kredit- und Konzentrationsrisiko, die Liquiditätssteuerung und die Risikoneigung geprüft. Wichtige Themen für den Prüfungs- und Risikoausschuss waren der weitere Umgang mit den Verbesserungsvorschlägen der niederländischen Zentralbank und die Notwendigkeit einer weiteren Stärkung des Risikomanagements. Hinsichtlich des letzteren Aspektes soll ein Direktor Risikomanagement eingestellt werden. Der Vorsitzende des Prüfungs- und Risikoausschusses war stark in das bisherige Rekrutierungsverfahren eingebunden. Darüber hinaus befürwortet der Prüfungs- und Risikoausschuss die Ernennung eines Direktors Finanzen sowie eine grundlegende Überprüfung der Richtlinien in den Bereichen Risikokontrolle und Risikomanagement, insbesondere im Hinblick auf das Kreditrisiko. Dies umfasst die Qualität der Daten, die Bewertung von Sicherheiten, die Klassifizierung der Risiken, die Kreditprüfungen sowie eine adäquate Dokumentation. Mit all diesen Themen hat sich der Prüfungs- und Risikoausschuss eingehend beschäftigt.

Wie zuvor wurden auch in diesem Jahr ein angemessener Internal Liquidity Adequacy Assessment Process (ILAAP) sowie ein Internal Capital Adequacy Assessment Process (ICAAP) durchgeführt, und der erarbeitete Krisenplan wurde der Niederländischen Zentralbank vorgelegt.

In Anbetracht der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen bewegten sich die Kreditausfälle auf einem angemessenen Niveau. Dennoch wurde mit der Finanzierung von Solarprojekten in Spanien ein erhöhtes Risiko in Bezug auf Änderungen in der Subventionspolitik festgestellt. Der Prüfungs- und Risikoausschuss wird in dieser Angelegenheit weiter aufmerksam Entwicklungen beobachten.

Die Diversifizierung des Kreditportfolios, die zum Teil auf die neu eingeführten nachhaltigen Hypothekenkredite zurückzuführen ist, wurde vom Prüfungs- und Risikoausschuss begrüßt. Der Ausschuss nimmt die Prüfung weiterer Diversifizierungsoptionen zur Kenntnis, so u. a. Kapitalanlagemöglichkeiten für die Nutzung von Liquiditätsüberschüssen.

Der Prüfungs- und Risikoausschuss hat den „Management Letter“ mit dem Wirtschaftsprüfer diskutiert, u. a. die Kommentare des Wirtschaftsprüfers zum internen Kontrollsystem. Der Ausschuss hat sich auf Basis umfangreicher Informationen von Wirtschaftsprüfer und interner Revision sowie aus Compliance- und Risikobericht davon überzeugt, dass die Triodos Bank über ein adäquates internes Kontrollsystem verfügt.

Tätigkeit des Nominierungs- und Vergütungsausschusses

Der gesamte Nominierungs- und Vergütungsausschuss kam in diesem Jahr mehrmals zusammen. Darüber hinaus trafen sich einzelne Ausschussmitglieder mehrfach zur Erörterung verschiedener Themenbereiche.

Eine der Hauptfunktionen des Ausschusses ist die Beratung des gesamten Aufsichtsrats in Fragen der Vergütungspolitik der Triodos Bank im Allgemeinen und im Speziellen bei der Festlegung der Vergütung der Vorstände gemäß Aufsichtsrecht. Darüber hinaus berät der Ausschuss den Aufsichtsrat zu den Vergütungspaketen für die Geschäftsleiter, die direkt an die Vorstände gemäß Aufsichtsrecht berichten. Die Mitglieder des Nominierungs- und Vergütungsausschusses verfügen über Erfahrung in Führungspositionen sowie umfassende Kenntnisse und Erfahrung in den Bereichen Leistungsmanagement und Vergütung im Allgemeinen. In spezifischen Fragen lassen sie sich auch von unabhängigen externen Experten beraten.

Die bestehenden Arbeitsverträge mit den beiden Vorständen gemäß Aufsichtsrecht wurden überprüft und aktualisiert, um so die Erfüllung der aktuell geltenden Vorschriften zu gewährleisten.

Der Ausschuss koordiniert die Suche nach einem neuen Aufsichtsratsvorsitzenden, was 2013 ein wichtiges Tätigkeitsfeld war. Das Profil für die Position des Vorsitzenden wurde aufgrund der Schwierigkeiten bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten mit langjähriger Erfahrung im Bankgeschäft, Führungserfahrung und klarer Identifikation mit den Werten der Triodos Bank angepasst. Es wurde entschieden, dass Fachkompetenz im Bankwesen durch ein Aufsichtsratsmitglied abgedeckt sein muss, aber nicht zwangsläufig durch den Vorsitzenden. Entsprechend wurde in diesem Jahr mit der Suche nach einem neuen zusätzlichen Aufsichtsratsmitglied begonnen, das aus leitender Position im Bankensektor die nötige Erfahrung im Retailgeschäft mitbringt. Dieses neue Mitglied wird Jan Lamers ablösen, der 2014 aus dem Aufsichtsrat ausscheidet.

Der Ausschuss organisierte eine zweitägige Veranstaltung im Rahmen eines Weiterbildungsprogramms für Aufsichtsrat und Vorstand. Dieses Programm erfüllt die Anforderungen des Bankenkodex zum lebenslangen Lernen. Die Themen des Programms im Jahr 2013 waren u. a. Entwicklungen im Risikomanagement und im Aufsichtsrecht, die Grundwerte der Triodos Bank und ihre persönliche und berufliche Bedeutung sowie eine Überprüfung der Entwicklung des Aufsichtsrats der Triodos Bank. Moderiert wurde die Veranstaltung von einem externen Berater.

Im Jahr 2013 beriet der Ausschuss den Aufsichtsrat bei der Überprüfung der internationalen Vergütungspolitik der Triodos Bank, die ganz im Einklang mit europarechtlichen und niederländischen Vorschriften zu Vergütungsstrukturen bei Banken steht. Nähere Einzelheiten zur internationalen Vergütungspolitik finden Sie in der Anhangsnote 28. Personalaufwand und andere Verwaltungskosten.

Weitere Themen, die im Ausschuss oder mit dem Vorstandsvorsitzenden behandelt wurden, waren:

  • ein Strategiepapier zum Thema „Beziehung am Arbeitsplatz“ (Relationship at Work).
  • die Größe und Zusammensetzung des Aufsichtsrats und die Matrix der Eignungskriterien für den Aufsichtsrat
  • jährliche Überprüfungen der Vorstände gemäß Aufsichtsrecht
  • Suche nach einem neuen Corporate Secretary
  • Mandatsverlängerung zweier Aufsichtsratsmitglieder
  • Wechsel in Schlüsselpositionen auf Führungsebene
  • Entwicklung des Managements, einschließlich der Karriere einzelner Führungskräfte und High Potential-Mitarbeiter